Zaken doen
32 uur - SMART Photonics B.V.

Senior Management Assistent(e)

Vacature details

Part-time

Momenteel bestaat het secretariaat uit 1 Office manager met een gecombineerde functie als Executive Assistente en 1 Management Assistente. Ter vervanging van de Management Assistente zoeken we een:

Senior Management Assistent(e)  (32-40 uur)

Locatie : High Tech Campus Eindhoven
Direct leidinggevende: Office manager

 

In deze functie ben je o.a. verantwoordelijk voor diverse administratieve en secretariële taken t.b.v. de ondersteuning voor de Chief Technology Officer (CTO) en Chief Operations Officer (COO). Je bent voor hen het eerste aanspreekpunt, sparringspartner en ontzorgt hen zoveel als mogelijk. Je denkt mee op een positief kritisch manier om tot een optimaal resultaat te komen.

Daarnaast ondersteun je het management team met allerlei hand- en spandiensten. Acties die voortkomen uit je dagelijkse werkzaamheden blijf je bewaken totdat ze afgewerkt zijn. 

 

Rol en verantwoordelijkheden

  • Afspraken maken en inhoudelijk beheer van de agenda’s (deels) mailverkeer van de CTO en COO;
  • Afhandelen van telefoon;
  • Operationeel/tactisch verlengstuk van CTO en COO; meedenken en meehelpen, werk uit handen nemen zoveel als mogelijk;
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren (acties en besluiten) van diverse vergaderingen en besprekingen;
  • Monitoren van diverse projecten op inhoud en milestones (ondersteuner van Program Board);
  • Bewaken van actiepunten en pro-actieve ondersteuning aan actiehouder;
  • Ontvangen van bezoek; het ‘visitekaartje’ voor het bedrijf;
  • Verzorgen van correspondentie, verzamelen van input voor rapportages, notities, verslagen en verklaringen;
  • Deelnemen aan (tijdelijke) projecten;
  • Back-up bij afwezigheid van de Office manager;
  • Organiseren van (inter)nationale beurzen en reizen en indien nodig visa;
  • Verrichten van alle overige voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden zoals regelen van bijeenkomsten en inkooporders.
  • Je werkt accuraat in detailwerk en blijft te allen tijde kritisch ten gunste van het eindresultaat.
  • Je hebt een pro-actieve houding, je ziet werk liggen en gaat hiermee aan de slag.
  • Je geeft hoge prioriteit aan tevredenheid van (interne) klanten en collega’s en het verlenen van service hierin.
  • Je bent een echte teamplayer, die communicatief en sociaal vaardig is.
  • Je signaleert problemen of belemmeringen zo snel mogelijk op en bent alert op kansen om deze te verbeteren en onderneemt actie.
  • Je bent in staat om prioriteiten te stellen en te anticiperen op en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en acties.
  • Verder heb je een gezonde dosis overtuigingskracht in huis en ben je stressbestendig. Je werkt in een zeer dynamische omgeving.

 

Wie wij zoeken:

  • Je hebt een afgeronde HBO opleiding of een afgeronde MBO opleiding met HBO werk- en denkniveau.
  • minimaal 8 jaar relevante werkervaring.
  • Je hebt een goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Ervaring met Outlook, Exact en SharePoint. MS Dynamics is een pré.

 

Wat wij jou bieden: 

  • Een uitdagende baan in een technische en internationale omgeving in een sterk groeiende organisatie.
  • Wij werken met “state of the art” technologie en staan voor de uitdaging van een nieuwe fotonische revolutie. Dit creëert een  dynamische en soms hectische werkomgeving.
  • Talentvolle collega’s die in multidisciplinaire teams samenwerken en waar veel ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.
  • Een informele, platte organisatie met korte communicatielijnen.
  • Een marktconform salaris en ruime mogelijkheden tot verdere ontwikkeling. 

 

Herken jij je in bovenstaand profiel ? Dan ontvangen wij graag je sollicitatiebrief met CV. Je kunt deze versturen naar careers@smartphotonics.nl o.v.v. vacature Sr. Management Assistente. Voor specifieke vragen kun je contact opnemen met Edith van Nunen, Office manager, 040-3046433.

Vacature details
  • duizendpoot
  • (kritische) meedenker
  • ontzorger
  • plannen en organiseren
  • spin in het web



You're using an old browser
The support for your browser is limited. To enhance your internet experience it's recommended to update your browser. Update browser now!

×